Si buscas "factura electrónica obligatoria" en Google, te encontrarás con decenas de artículos que mezclan normas, plazos y conceptos de forma confusa. La realidad es que en España no existe una sola obligación de factura electrónica, sino varias, cada una con su propia ley, sus propios plazos y su propio ámbito de aplicación.
Este artículo ordena el panorama completo: desde qué se entiende por factura electrónica hasta los plazos concretos que marca cada norma, pasando por quién se libra y quién no. Todo actualizado con el RDL 15/2025 y el borrador de Orden Ministerial de abril de 2026.
¿Qué es exactamente una factura electrónica?
Una factura electrónica no es simplemente un PDF enviado por email. Para que un documento se considere factura electrónica a efectos legales, debe cumplir dos condiciones: haberse generado por medios electrónicos y estar en un formato estructurado legible por máquinas, como XML, UBL o Facturae.
La diferencia es clave. Un PDF, un Word o una imagen escaneada contienen datos que una persona puede leer, pero que un programa informático no puede interpretar automáticamente. Un fichero XML o UBL, en cambio, estructura los datos (emisor, receptor, base imponible, IVA, importe total…) de forma que cualquier software de facturación puede procesarlos sin intervención manual.
Entender esta distinción ayuda a comprender por qué las normativas españolas hablan de formato electrónico estructurado y no simplemente de "factura digital". El objetivo de Hacienda es doble: automatizar la verificación fiscal y reducir errores en la cadena de facturación entre empresas.
Factura electrónica vs. Verifactu: dos normativas que no debes confundir
Este es probablemente el punto donde más confusión se genera. Cuando se habla de "factura electrónica obligatoria", en la mayoría de los casos se mezclan dos conceptos que legalmente son independientes:
Verifactu (Real Decreto 1007/2023)
Regula cómo debe funcionar el programa que genera las facturas. No dice nada sobre el formato del documento final: lo que exige es que el software garantice la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de cada registro de facturación. También obliga a incluir un código QR verificable por la AEAT en cada factura emitida.
En resumen: Verifactu afecta al motor de facturación, no al sobre en que se entrega.
Ley Crea y Crece (Ley 18/2022)
Regula el formato de intercambio de facturas entre empresas y profesionales. Lo que obliga es que las facturas B2B se emitan y reciban en formato electrónico estructurado, a través de la solución pública de la AEAT o de plataformas privadas acreditadas.
En resumen: Crea y Crece afecta al sobre y al canal, no necesariamente al motor interno del software.
Son leyes diferentes, con plazos diferentes. Pero en la práctica, la mayoría de empresas deberán cumplir con ambas a lo largo de 2027 y 2028.
Facturar al sector público: una obligación que ya existe
Mientras que la factura electrónica B2B todavía tiene fechas futuras, hay un escenario donde la obligación lleva años en vigor: las facturas dirigidas a la Administración Pública (B2G).
Desde enero de 2015, la Ley 25/2013 obliga a todas las sociedades (SA, SL, UTE, establecimientos permanentes de no residentes) a presentar sus facturas al sector público en formato electrónico — concretamente en Facturae (XML) — a través de la plataforma FACe o las pasarelas equivalentes de cada administración.
Para los autónomos persona física, esta obligación se activa en contratos por encima de 5.000 €, aunque cada administración puede establecer sus propios umbrales de exención.
Si tu empresa trabaja con la Administración y sigues enviando facturas en papel o PDF, el incumplimiento no es futuro: ya es presente.
Verifactu: el software de facturación bajo la lupa de Hacienda
La Ley 11/2021 (Ley Antifraude) y el Real Decreto 1007/2023 introducen un concepto nuevo en España: que el propio software de facturación debe cumplir requisitos técnicos verificables. No basta con que el programa emita facturas correctas; ahora debe garantizar que los registros no se pueden alterar retroactivamente, que cada factura genera un hash encadenado con la anterior, y que incluye un código QR para que Hacienda pueda verificar su autenticidad.
El sistema se denomina Verifactu, y su calendario, modificado por el RDL 15/2025, es el siguiente:
- Fabricantes de software (SIF): debían tener sus productos adaptados desde julio de 2025. Esta obligación ya está activa.
- Sociedades (SA, SL y entidades sujetas al Impuesto sobre Sociedades): desde el 1 de enero de 2027.
- Autónomos y resto de contribuyentes: desde el 1 de julio de 2027.
Una particularidad relevante: las empresas acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII) — generalmente aquellas con facturación anual superior a 6 millones de euros — quedan excluidas de Verifactu, ya que la AEAT ya dispone de sus registros en tiempo casi real. Sin embargo, el SII no las exime de la futura obligación de factura electrónica B2B.
Factura electrónica entre empresas: la Ley Crea y Crece
La última pieza del rompecabezas es la Ley 18/2022 (Crea y Crece), que establece la obligación de intercambiar facturas en formato electrónico estructurado en todas las operaciones B2B entre empresas y profesionales establecidos en España.
El 16 de abril de 2026, el Ministerio de Hacienda publicó el borrador de la Orden Ministerial que concreta la solución pública de facturación electrónica. Este borrador es el paso normativo que faltaba. Según su contenido:
¿A quién afecta?
- Todas las sociedades (SA, SL, cooperativas, asociaciones, fundaciones) en sus operaciones con otros profesionales.
- Todos los autónomos y profesionales que facturen a otros autónomos o empresas.
¿A quién NO afecta?
- Ventas a consumidores finales (B2C): un restaurante, una tienda de ropa o una peluquería que solo factura a particulares queda fuera de esta normativa.
- Facturas simplificadas y tickets: excluidos con carácter general, salvo las "facturas simplificadas cualificadas".
- Operaciones con partes sin establecimiento en España: emisor y receptor deben estar establecidos en territorio español.
Formatos y canales admitidos
El sistema español será mixto: las empresas podrán usar la solución pública gratuita de la AEAT, plataformas privadas acreditadas, o ambas a la vez. El formato de referencia es UBL (Universal Business Language), aunque también se admite Facturae y otros formatos electrónicos estructurados.
Adicionalmente, el RD 238/2026 obliga a comunicar el estado de cada factura (recibida, aceptada, rechazada, pagada) en un plazo máximo de cuatro días naturales.
Plazos de implantación
La Orden Ministerial entraría en vigor el 1 de octubre de 2026. A partir de ahí:
- Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: 12 meses → 1 de octubre de 2027.
- Resto de empresas y profesionales: 24 meses → 1 de octubre de 2028.
Estos plazos quedarán confirmados definitivamente con la publicación de la Orden en el BOE.
Calendario completo: quién debe hacer qué y cuándo
Para tener la foto completa de un vistazo:
| Normativa | Perfil afectado | Plazo |
|---|---|---|
| Ley 25/2013 (B2G) | Sociedades que facturan al sector público | Enero 2015 (en vigor) |
| RD 1007/2023 (Verifactu) | Fabricantes de software de facturación | Julio 2025 (en vigor) |
| RD 1007/2023 + RDL 15/2025 | Sociedades (IS) | 1 de enero de 2027 |
| RD 1007/2023 + RDL 15/2025 | Autónomos y otros contribuyentes | 1 de julio de 2027 |
| Ley 18/2022 (Crea y Crece) | Empresas con facturación >8M € | 1 de octubre de 2027* |
| Ley 18/2022 (Crea y Crece) | Resto de empresas y profesionales | 1 de octubre de 2028* |
* Sujeto a confirmación con la publicación definitiva de la Orden Ministerial en el BOE.
¿Y si no cumplo? Multas y consecuencias reales
El régimen sancionador depende de qué obligación se incumple. Repasamos las más relevantes:
Por no usar software conforme a Verifactu
El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria es claro:
- Fabricar o comercializar software que no cumpla los requisitos: 150.000 € por ejercicio por cada tipo de sistema.
- Usar un software no conforme como empresa: 50.000 € por ejercicio.
Un detalle que muchos pasan por alto: si tu proveedor de software ha abandonado el mantenimiento y el programa no cumple la normativa, la responsabilidad recae en la empresa que lo usa, no en quien se lo vendió en su día.
Por no emitir factura electrónica B2B
La Ley Crea y Crece establece multas de hasta 10.000 € por factura no emitida en formato electrónico, aplicables tanto al emisor como al receptor que no esté preparado para recibirlas. Además:
- No conservar facturas electrónicas durante el plazo legal de 4 años: hasta 6.000 €.
- Incumplir requisitos fiscales o contables asociados: hasta 24.000 €.
- Vulnerar la seguridad de los datos: hasta 60.000 €.
El coste invisible de no adaptarse
Más allá de las multas, hay un coste operativo que ya se empieza a notar. Grandes empresas y cadenas de distribución están exigiendo factura electrónica como condición para contratar proveedores. Si tu negocio no puede emitir ni recibir en formato estructurado, corres el riesgo de quedar fuera de cadenas de suministro importantes o de sufrir retrasos en los cobros por incompatibilidades de formato.
Guía práctica: cómo prepararte paso a paso
La situación de cada empresa es diferente. Este es un esquema simplificado para orientarte según tu caso:
Empresas que facturan al sector público
Si no estás generando facturas en formato Facturae y enviándolas por FACe, tienes un problema inmediato. Comprueba que tu software genera el XML correctamente y que el certificado digital está vigente.
Empresas y autónomos que facturan a otros profesionales
- Verifica que tu software cumplirá Verifactu. Pregunta directamente a tu proveedor si su producto ya ha sido adaptado al RD 1007/2023. Si la respuesta es ambigua o no hay mantenimiento activo, es momento de cambiar.
- Anticipa la factura electrónica B2B. Aunque el plazo para la mayoría de empresas llega en octubre de 2028, las grandes empresas con las que trabajas pueden adelantarse a octubre de 2027. Si tus principales clientes son grandes cuentas, el calendario real puede ser más corto de lo que parece.
- Habla con tu cadena de valor. La obligación de factura electrónica no es unilateral: afecta a emisor y receptor. Si tus proveedores o clientes no están preparados, tú también tendrás problemas.
Para desarrolladores de software de facturación
Si tu producto genera facturas y todavía no cumple con Verifactu, la obligación técnica ya ha vencido (julio de 2025). Integrar una API como la de Verifacti permite cumplir con los requisitos de integridad, hash encadenado, código QR y envío a la AEAT en cuestión de días, sin tener que desarrollar la integración directa con la Agencia Tributaria — un proceso que habitualmente lleva entre tres y seis meses.
Negocios que solo facturan a consumidores finales
La Ley Crea y Crece no te aplica, pero Verifactu probablemente sí. Si usas cualquier tipo de software para generar tickets o facturas simplificadas, ese programa deberá cumplir los requisitos técnicos del RD 1007/2023 antes de julio de 2027.
Preguntas frecuentes
¿Enviar un PDF por email es emitir factura electrónica?
No. Un PDF es una factura digital, pero no una factura electrónica estructurada a efectos legales. La normativa exige formatos legibles por máquinas como UBL, Facturae o XML. Cuando la obligación B2B entre en vigor, enviar PDFs supondrá un incumplimiento sancionable.
¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica en España?
Depende del contexto. Con la Administración Pública, desde 2015. Respecto al software (Verifactu), desde enero de 2027 para sociedades y julio de 2027 para autónomos. En operaciones B2B (Crea y Crece), previsiblemente desde octubre de 2027 para grandes empresas y octubre de 2028 para el resto.
¿Un bar o una peluquería deben emitir factura electrónica?
Si solo facturan a consumidores finales, la Ley Crea y Crece no les afecta. Pero si usan un software o TPV para generar tickets, ese programa sí deberá cumplir con Verifactu en los plazos establecidos.
¿Las empresas en el SII están exentas de todo esto?
Están excluidas de Verifactu porque ya reportan sus registros en tiempo real a la AEAT. Pero la exclusión del SII no las libra de la obligación de factura electrónica B2B de la Ley Crea y Crece. Son normativas distintas con propósitos distintos.
¿Puedo usar la solución pública de la AEAT o necesito una plataforma privada?
El sistema español será mixto. Podrás usar la plataforma pública gratuita, una plataforma privada acreditada, o ambas simultáneamente. La elección dependerá de tu volumen de facturas y de las necesidades de integración con tu ERP.
¿Qué diferencia hay entre Verifactu y la factura electrónica obligatoria?
Verifactu regula el software que genera las facturas (integridad, trazabilidad, QR). La factura electrónica obligatoria (Crea y Crece) regula el formato en que las facturas se intercambian entre empresas. La primera afecta al programa; la segunda, al documento y su canal de envío. La mayoría de empresas deberán cumplir con ambas.