El reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación en España afecta a dos tipos de colectivos principales:
1. Proveedores de software de facturación
Las empresas que desarrollan o comercializan software de facturación deben asegurarse de que sus sistemas cumplen con los requisitos establecidos por la normativa. Esto implica adaptar sus soluciones para garantizar la integridad, trazabilidad y seguridad de los registros de facturación.
2. Empresarios y profesionales que emiten facturas
Cualquier persona física o jurídica establecida en España que emita facturas está sujeta a esta normativa, salvo que cumpla con las siguientes excepciones:
La regla de los 4 "NO" El reglamento no se aplica a aquellos que:
- NO facturen exclusivamente de forma manual (es decir, aquellos que utilizan algún sistema informático de facturación están obligados a cumplirlo).
- NO estén adscritos al Suministro Inmediato de Información (SII), ya sea de forma voluntaria u obligatoria.
- NO tengan su domicilio fiscal en el País Vasco o Navarra, donde rige una normativa fiscal diferente (por ejemplo, el sistema TicketBAI).
- NO dispongan de una exención oficial vigente que les libere de cumplir con la normativa.
Casos específicos
Empresas en territorios forales
Los empresarios sujetos a la normativa fiscal del País Vasco o Navarra no están obligados a seguir el reglamento estatal, ya que deben cumplir con su regulación propia, como el sistema TicketBAI en Euskadi.
Empresas en Canarias, Ceuta y Melilla
Las empresas con domicilio fiscal en Canarias, Ceuta o Melilla sí están obligadas a cumplir con el reglamento, aunque con adaptaciones para sus regímenes fiscales especiales.
Negocios con facturación manual
Si un negocio emite todas sus facturas de forma manual (por talonario o a máquina), queda fuera de la obligatoriedad del reglamento. Sin embargo, si utiliza hojas de cálculo o procesadores de texto con funciones de conservación y procesamiento de datos, podría considerarse que emplea un sistema informático de facturación, y en ese caso, estaría sujeto a la normativa.
Tiendas online y comercios
Las tiendas online y los comercios físicos que emitan facturas simplificadas también deben cumplir con la normativa. Si emiten una factura recapitulativa al final del día, siguen estando obligados a reportar las facturas simplificadas.
Empresas de alquiler de inmuebles
Si el alquiler de viviendas o locales de negocio no se considera una actividad económica (por ejemplo, si se realiza sin empleados ni oficina dedicada), el reglamento no aplica. Sin embargo, si la actividad se considera empresarial, sí estará obligada a cumplirlo.
Requisitos adicionales
El reglamento introduce nuevos requisitos, como la inclusión de un código QR y la mención "VeriFactu" en las facturas emitidas por sistemas informáticos de facturación. Estos requisitos no aplican a quienes ya estén en el SII, pero sí afectan a las demás empresas obligadas por la normativa.
Responsabilidad por incumplimiento
Si una empresa usa un software de facturación obsoleto y sin mantenimiento que no cumple con la normativa, la responsabilidad recae en la empresa usuaria y no en el proveedor del software.