Si integras Verifactu para terceros — una gestoría con cientos de autónomos, un ERP con miles de clientes, un TPV vertical — ya sabes dónde se atasca el alta. No es la API. No es el formato de la factura. Es un PDF.
Para que Verifacti pueda enviar facturas a la AEAT en nombre de un NIF, el titular de ese NIF tiene que firmar un modelo de representación. Y hasta ahora, firmarlo exigía algo que muchísimos autónomos no tienen a mano: un certificado digital.
La firma online elimina ese requisito. El titular del NIF verifica su identidad por vídeo desde el móvil y firma con un clic. Sin certificado, sin instalar nada, sin desplazarse a ninguna oficina. En este artículo te contamos cómo funciona, qué cuesta, dónde están los límites y cómo automatizarlo desde tu propio producto.
El cuello de botella del alta: el modelo de representación
Verifacti no pide a sus clientes el certificado digital de cada contribuyente. Envía la información fiscal a la AEAT con su propio certificado, dentro del marco de la colaboración social: en concreto, bajo el convenio 017, creado específicamente para dar cobertura a esta figura en el ámbito de Veri*Factu.
Eso evita el peor patrón de la industria — pedirle a cada autónomo que te entregue su certificado y su contraseña — pero tiene una contrapartida normativa: siempre que no sea el propio obligado tributario quien remite su información, la AEAT exige que ese contribuyente firme un modelo en el que faculta a Verifacti para enviar información fiscal en su nombre. Los modelos están publicados en el BOE de diciembre de 2024 (Anexos I, II y III).
El método clásico para firmarlo son tres pasos: generar el PDF con los datos del titular, firmarlo con un certificado digital y subirlo a la plataforma. Es gratuito y funciona perfectamente… siempre que el titular tenga certificado.
Y ahí está el problema. Un porcentaje enorme de autónomos no tiene certificado digital instalado, o lo tiene caducado, o lo tiene en un ordenador que ya no usa, o no sabe qué es un fichero .p12. Obtener uno nuevo en la FNMT implica una acreditación presencial en una oficina. Traducido a tu embudo de alta: días o semanas de espera, correos de seguimiento, soporte, y clientes que se quedan a medias del onboarding.
Qué cambia con la firma online
La firma online sustituye ese trámite por un enlace. Tú lanzas una llamada a la API (o pulsas un botón en el panel) con los datos del titular; el titular recibe un email, verifica su identidad grabando su documento y un breve selfie en vídeo, y firma el modelo con un clic desde el navegador del móvil.
Es una firma electrónica avanzada con verificación de identidad: la comprobación la realiza un prestador cualificado de servicios de confianza, no una casilla de "acepto". Al completarse, el estado de la representación pasa automáticamente a Correcto y el NIF ya puede enviar facturas al entorno de producción, sin ningún paso adicional por tu parte.
En términos de producto, la diferencia es la que va de un trámite asíncrono con final incierto a un flujo que se resuelve en la misma sesión:
- Sin certificado digital ni instalaciones ni desplazamientos.
- Sin registro: el propio enlace identifica al firmante, no hay usuario ni contraseña que recordar.
- Desde el móvil (o desde el ordenador: el proceso es idéntico).
- Minutos, no semanas — y la representación se valida sola.
Qué ve el firmante, paso a paso
Esta es la parte que conviene conocer bien, porque es lo que va a experimentar tu cliente final y lo que te van a preguntar por soporte. El recorrido completo son seis momentos:
- Recibe un email con un botón Abrir documento. El remitente que aparece se puede personalizar.
- Abre el documento y acepta las condiciones: ve un resumen del remitente y del modelo_representacion.pdf, y consiente el tratamiento de sus datos personales y biométricos.
- Verifica su identidad: elige el tipo de documento y lo graba siguiendo un marco en pantalla.
- Se graba un selfie breve dentro de un óvalo, para confirmar que es la misma persona del documento.
- Verificación automática: en segundos se valida la identidad y se muestra el resultado.
- Revisa el modelo y firma con un clic. Ve una confirmación y puede cerrar la ventana.
Hemos publicado el recorrido entero con capturas reales de cada pantalla en la guía Firma online del modelo de representación. Es una página pensada para que puedas enseñársela a tu cliente antes de lanzarle la firma, o enlazarla desde tu propia aplicación para reducir las dudas antes de que lleguen a soporte.
Cómo se inicia la firma desde tu integración
Un único endpoint de la API de gestión de NIFs. Se le pasan los datos del titular y su email:
curl 'https://api.verifacti.com/representacion/firma_remota/16085921K' \
--request POST \
--header 'Content-Type: application/json' \
--header 'Authorization: Bearer <USER_API_KEY>' \
--data-raw '{
"nombre": "Pablo",
"apellidos": "García Gómez",
"municipio": "Madrid",
"calle": "Gran Vía",
"numero": "43",
"email": "pablo@example.com"
}'La respuesta contiene el enlace de firma, que además se envía por email al firmante:
{
"url": "https://saas.esignanywhere.net/workstepredirector/go#..."
}Los campos nombre, apellidos, municipio, calle, numero y email son obligatorios: son los datos con los que se rellena el modelo antes de mandarlo a firmar. El nombre completo del documento es la concatenación de nombre y apellidos.
Si prefieres no integrar nada, el mismo flujo está disponible desde la interfaz web de Verifacti, en Configuración → Representación de cada NIF. Es la vía natural para una gestoría que gestiona altas a mano; la API es la vía para quien quiere resolver el alta dentro de su propio producto.
Seguimiento, caducidad y cancelación
Mientras la firma está en curso, el estado de la representación es Pendiente. Consultarlo devuelve también el enlace y su fecha de caducidad, de modo que el firmante puede retomar el proceso en cualquier momento — y tú puedes recuperar el enlace si se ha perdido:
{
"estado": "Pendiente",
"url": "https://saas.esignanywhere.net/workstepredirector/go#...",
"fecha_expiracion": "2026-09-05T09:12:44.000Z"
}Las reglas de vida del proceso son sencillas:
- Caduca a los 28 días de crearse. Hasta entonces, el firmante puede retomarlo desde el email o desde el enlace.
- Se puede cancelar en cualquier momento con PUT /representacion/cancelar/:nif o desde la interfaz web.
- Al completarse, la representación pasa sola a Correcto. No hay que subir nada ni confirmar nada.
- Si caduca o se cancela, se puede iniciar un proceso nuevo, que se cobra como una firma nueva.
Personalización: idioma, remitente y reparto del enlace
Dos detalles que importan cuando la firma la dispara tu producto y no Verifacti:
El idioma de la ceremonia
La ceremonia de firma y el email se muestran en español por defecto. El campo opcional idioma (es o en) los cambia a inglés.
El email que recibe el firmante
El objeto opcional notificacion permite personalizar el nombre del remitente, el asunto y el mensaje del email. Para muchos integradores esto es lo que convierte el trámite en parte de su propia marca en vez de un correo de un tercero desconocido.
O ningún email en absoluto
El campo email es obligatorio, pero no tiene por qué ser el del titular del NIF. Si indicas una dirección interna tuya, tu cliente final no recibe ningún correo de Verifacti: la respuesta de la llamada ya te devuelve el enlace de firma, y lo repartes por el canal que quieras — tu propia aplicación, tu email transaccional, WhatsApp. El trámite queda íntegramente dentro de tu producto.
Límites y letra pequeña
La firma online no cubre todos los casos. Estos son los límites reales, sin adornos:
- Solo personas físicas. El NIF emisor debe ser un DNI o un NIE. Las sociedades siguen firmando con el certificado de representante de entidad — que, por otra parte, sí suelen tener.
- La verificación se hace con DNI o pasaporte, no con la tarjeta NIE. Un titular cuyo NIF sea un NIE puede firmar igualmente, pero debe identificarse con su pasaporte.
- Debe firmar el propio titular. El nombre verificado tiene que corresponder al titular del NIF según la AEAT. Si firma su gestor, su socio o un familiar, la firma se rechaza y el estado pasa a Rechazado. Es la restricción que más conviene explicar por adelantado.
- Coste: 2,90 € + IVA por proceso, que se añade a tu próxima factura. Se aplica al crear el proceso, aunque la firma no llegue a completarse, y no se devuelve si se cancela o caduca.
- Hace falta un método de pago válido. Si la cuenta acumula firmas pendientes de cobro y el cargo falla, la llamada devuelve un 402 y no se crea ningún proceso.
Y un detalle que ahorra dinero: el modelo de representación se gestiona una única vez por NIF. La firma online es independiente del entorno, así que una firma completada desde un NIF de test valida también ese mismo NIF en producción, incluso si el NIF de producción todavía no se ha creado. Firmar dos veces el mismo NIF es tirar 2,90 €.
Firma online o certificado digital: cuándo usar cada una
Los dos métodos conviven y ninguno sustituye al otro. La elección es bastante mecánica:
| Firma online | Certificado digital | |
|---|---|---|
| Quién puede usarla | Solo personas físicas (DNI o NIE) | Personas físicas y jurídicas |
| Qué necesita el titular | Móvil u ordenador con cámara y su documento de identidad | Certificado digital vigente (.p12 o .pfx) |
| Pasos | Abrir enlace, verificar identidad, firmar | Generar PDF, firmarlo, subirlo |
| Tiempo típico | Minutos | Depende de si ya tiene certificado |
| Coste | 2,90 € + IVA por proceso | Gratuito |
La regla práctica: si el titular es una sociedad, certificado. Si es un autónomo que ya tiene certificado y sabe usarlo, certificado — es gratis. Y si es un autónomo sin certificado, que es la mayoría de los casos donde el alta se atasca, la firma online convierte semanas de fricción en una tarde. A 2,90 €, la comparación no es contra el certificado gratuito: es contra el alta que nunca se completa.
Preguntas frecuentes
¿Qué necesita exactamente el firmante?
Un móvil u ordenador con cámara y su documento de identidad (DNI o pasaporte). No hace falta certificado digital, ni instalar aplicaciones, ni registrarse en ningún sitio.
¿Puede firmar una sociedad?
No. La firma online está disponible únicamente para personas físicas: el NIF emisor debe ser un DNI o un NIE. Las personas jurídicas deben firmar el modelo con el certificado de representante de la sociedad, descargando el PDF, firmándolo y subiéndolo. Ese método es gratuito.
El titular tiene NIE, ¿puede firmar?
Sí, pero debe identificarse con su pasaporte: la tarjeta NIE no se admite como documento de verificación. En todos los casos, el nombre verificado debe corresponder al titular del NIF según la AEAT.
¿Qué pasa si firma otra persona por él?
La firma se rechaza y la representación no queda validada: el estado pasa a Rechazado. Es lo que ocurre cuando quien completa la verificación de identidad no es el titular del NIF — por ejemplo, si firma su gestor. Habría que iniciar un proceso nuevo con la persona correcta, que se cobra como una firma nueva.
¿Cuánto tiempo tiene el firmante para completar el proceso?
El proceso caduca a los 28 días de crearse. Mientras tanto puede retomarlo cuando quiera desde el email o desde el enlace, que se puede recuperar consultando el estado de la representación.
¿Cómo sé que la firma se ha completado?
El estado de la representación pasa automáticamente a Correcto y el NIF ya puede enviar facturas en producción. Puedes consultarlo con GET /representacion/estado/:nif o desde la interfaz web, en Configuración → Representación.
¿Se puede usar en el entorno de test?
Sí, y funciona igual — con el mismo coste. Además, como el modelo se gestiona una única vez por NIF, una firma completada desde test valida también ese NIF en producción, aunque el NIF de producción aún no exista.
¿Sirve también para TicketBai?
No. La firma online del modelo de representación es para Veri*Factu. En el País Vasco, la gestión de certificados y representación con TicketBai sigue un camino distinto, que explicamos en las preguntas frecuentes.
¿Dónde veo el proceso completo antes de lanzarlo?
En la guía Firma online del modelo de representación, con capturas reales de las once pantallas que ve el firmante. Y si quieres integrarlo, los detalles del endpoint están en la documentación de la API de gestión de NIFs.