El sistema Verifactu introduce un cambio significativo en la facturación en España, con la incorporación obligatoria del código QR en todas las facturas emitidas por los Sistemas de Facturación Informáticos (SIF). Esta medida busca mejorar la transparencia y el control fiscal, asegurando que la información de las facturas se registre adecuadamente en la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
A lo largo de este artículo, desglosaremos todos los aspectos clave sobre el QR Verifactu, incluyendo su finalidad, ubicación, tamaño y la manera en que impacta a los emisores y receptores de facturas.
1. Recepción de las facturas y el QR Verifactu
El proceso de recepción de facturas bajo el nuevo sistema Verifactu sigue las mismas regulaciones que el sistema tradicional, regido por el Reglamento de Obligaciones de Facturación (Real Decreto 1619/2012). Sin embargo, la incorporación del QR a las facturas trae consigo nuevas funcionalidades:
- Verificación de la factura: Los destinatarios pueden escanear el QR para comprobar si el registro de la factura está en poder de la AEAT.
- Acceso a los registros de facturación: La AEAT ofrecerá servicios que permitirán tanto a emisores como a receptores descargar los registros de facturación remitidos mediante el SIF Verifactu.
- Control tributario: Facilita la detección de posibles fraudes fiscales, brindando mayor seguridad tanto a los contribuyentes como a la Administración Tributaria.
2. Obligatoriedad del código QR en todas las facturas
Desde la entrada en vigor del Real Decreto 1007/2023, todas las facturas generadas mediante un SIF deben incluir el código QR, independientemente de si se trata de un sistema VeriFactu o de otro tipo de emisión de facturas.
Finalidad del código QR
El QR en las facturas no se emplea para enviar la factura a la AEAT, sino para:
- Cotejar registros en la AEAT: Si el sistema de facturación es VeriFactu, el cliente puede escanear el QR para comprobar si el registro de la factura está en la AEAT.
- Registrar la factura en sistemas no verificables: Cuando se usa un sistema no verificable, el destinatario puede remitir la información a la AEAT escaneando el QR, lo que sirve para validaciones futuras.
- Mayor fiabilidad fiscal: La presencia del QR permite que los clientes confíen en que su proveedor está declarando correctamente sus impuestos.
3. QR en facturas electrónicas
Cuando una factura es electrónica, hay dos escenarios posibles:
- Factura electrónica estructurada: En formatos como XML o Facturae, no se requiere la impresión del QR. En su lugar, la información del QR se incorpora al contenido de la factura mediante una URL de verificación.
- Factura electrónica no estructurada: En documentos PDF, TIF u otros formatos visuales, el QR debe aparecer como en una factura impresa, asegurando que sea fácilmente legible.
4. Excepciones: QR en albaranes y notas de entrega
El código QR solo es obligatorio en facturas, por lo que no se debe incluir en albaranes ni en notas de entrega. Esto aplica tanto a transacciones entre empresas (B2B) como a transacciones con consumidores finales (B2C).
5. Facturas en papel y digital
No es obligatorio imprimir una factura en papel si se utiliza facturación electrónica. Sin embargo, si se imprime o se genera una imagen digital (como un PDF), el QR debe estar visible.
En cambio, para las facturas electrónicas estructuradas, no se necesita la imagen del QR, sino solo la información contenida en él.
6. Cómo verificar el QR en la AEAT
El escaneo del QR se puede hacer desde cualquier dispositivo con cámara y acceso a internet. La AEAT recomienda utilizar su aplicación oficial para garantizar la autenticidad del código y evitar fraudes.
7. Ubicación del QR en la factura
El QR debe ubicarse al principio de la factura, preferentemente en:
- Parte superior izquierda si la factura es en formato vertical.
- Lado izquierdo superior si la factura es en formato horizontal.
- Solo en la primera página, en caso de facturas con múltiples páginas.
Esta disposición está alineada con la Ley General Tributaria (artículo 29.2.j), promoviendo la transparencia y el control fiscal.
8. Tamaño del QR en las facturas
Para garantizar la legibilidad del código QR en cualquier factura, su tamaño debe estar entre:
- 30x30 mm como mínimo
- 40x40 mm como máximo
Este rango asegura que el QR pueda ser escaneado correctamente por cualquier dispositivo.
9. Beneficios del QR Verifactu
La implementación del QR en las facturas trae consigo varias ventajas:
- Mayor seguridad fiscal: Reduce el fraude y mejora la transparencia en las transacciones comerciales.
- Facilidad de verificación: Tanto emisores como receptores pueden confirmar la validez de una factura en la AEAT.
- Automatización y digitalización: Facilita la gestión documental, evitando errores y pérdidas de información.